Kanzlei Go Forward
Wenn Sie einen oder gar schon seit mehreren Jahren einen Steuerbescheid erhalten haben, der unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist, sollten Sie aufmerksam werden. In diesem Fall plant die Finanzverwaltung bei Ihnen demnächst eine Außenprüfung, auch Betriebsprüfung genannt. Die Steuerbescheide werden in diesen Fällen insgesamt offen gehalten, so dass diese durch ggf. bei der Außenprüfung festgestellte Sachverhalte, die zu einer Änderungen der steuerlichen Festsetzung führen, geändert werden können.
Auf welchen Grundlagen die Betriebsprüfung basiert und wie Sie sich am Besten verhalten, erfahren Sie nachfolgend.
Zweck der Betriebsprüfung
Als Rechtsgrundlage für Betriebsprüfung hat der Gesetzgeber die Abgabenordnung in Verbindung mit der Betriebsprüfungsordnung geschaffen. Die Grundlage für die Betriebsprüfung findet sich in § 193 AO. Zweck einer Betriebsprüfung ist die Ermittlung und Beurteilung der steuerlich bedeutsamen Sachverhalte, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen §§ 85 , 199 Abs. 1 AO.
Bei einer Außenprüfung sind für den Betriebsprüfer insbesondere die Informationen des Unternehmens interessant, die zu einer nicht unbedeutenden Gewinnverschiebung geführt haben (die oft auch der Anlass für die Betriebsprüfung sein werden), die zu hohen Steuererstattungen/ -vergütungen oder auch zu Steuerausfällen führen.
Gründe für eine Betriebsprüfung
Anlass für eine Betriebsprüfung können stark schwankende Umsätze sein, ein starker plötzlicher Anstieg des Umsatzes, die Änderung der Rechtsform oder auch, insbesondere bei jungen Unternehmen, ein aufwendiger Lebensstil, sprich hohe Privatentnahmen.
Unabhängig von diesen Ansatzpunkten kann eine Betriebsprüfung grundsätzlich jeden Unternehmer treffen. Die Finanzbehörde entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, ob und wann eine Betriebsprüfung durchgeführt wird.
Verhalten bei einer Betriebsprüfung
Prüfen Sie zunächst die Prüfungsanordnung.
Die Prüfungsanordnunghat die Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung, die zu prüfenden Sachverhalte sowie den Prüfungszeitraum zu enthalten. Auch sind Hinweise auf die grundsätzlichen Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen beizufügen. Sowohl der Name des Betriebsprüfers als auch der voraussichtliche Beginn sind in der Prüfungsanordnung anzugeben. Die Prüfungsanordnung sollte in einem angemessen Zeitraum vorab, bei Großunternehmen ca vier Wochen, bei allen anderen Unternehmen ca zwei Wochen, bekanntgegeben worden sein.
Zudem sollten Sie auch auf Kleinigkeiten wie richtige Steuernummer und Anschrift Ihres Unternehmens achten.
Wichtig ist zudem, dass bei Beginn der Prüfung der genaue Zeitpunkt festgehalten wird, da der Beginn der Betriebsprüfung die Festsetzungsfrist für die Steuern gem. § 171 Abs. 4 AO hemmt.
Mitwirkungspflichten
Sie sind zu Beginn der Prüfung darauf hinzuweisen, dass Sie einen Auskunftsperson benennen können. Dies wird zumeist Ihr Steuerberater sein. Dadurch erlöschen jedoch weder Ihre Mitwirkungspflichten noch die Auskunftspflichten von Betriebsangehörigen, § 200 Abs. 1 S. 3, 4 AO.
Sie sind daher als Steuerpflichtiger grundsätzlich verpflichtet relevante Unterlagen vorzulegen und Auskunft zu erteilen. Die Vorlage von Büchern, Geschäftspapieren und anderen Unterlagen die nicht den Prüfungszeitraum betreffen, kann dann verlangt werden, wenn diese zur Feststellung eines Sachverhalts der den Prüfungszeitraum betrifft, von dem Prüfer für erforderlich gehalten wird.
Sollte Ihnen der Prüfungszeitraum gar nicht passen, können Sie mit einer entsprechenden Begründung einen Antrag auf Prüfungsverlegung bei dem Finanzamt stellen. Gründe können z.B. Erkrankung des Steuerpflichtigen, eines für Informationen maßgeblichen Betriebsangehörigen, beträchtliche Störungen durch Umbaumaßnahmen oder höhere Gewalt.
Prüfungsumfang
Der sachliche Umfang der Prüfung ergibt sich aus § 194 AO. Die Prüfung kann eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume umfassen oder sich auf einen bestimmten Sachverhalt beschränken.
Geprüft werden Ihre Bücher (z.B. Kassenbuch), alle Belege, dass heißt Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge sowie weitere Korrespondenz. Bei den Kontoauszügen sollten Sie darauf achten, diese als pdf Dokumente zur Verfügung zu stellen, da Sie so den Zugriff des Prüfers auf Ihr EDV System vermeiden. Bei der Korrespondenz können insbesondere Absprachen über Preisabsprachen und Rabatte bedeutend sein. Sie sollten daher grundsätzlich alle e-mails und Schreiben in diesem Zusammenhang aufbewahren.
Tipps zur Vorbereitung
Das Wichtigste sind ordentlich aufbereitete Unterlagen. Nichts bringt einen Prüfer mehr auf, als wenn er sich alles zuerst zusammensuchen muss und ständig Mitarbeiter nach Unterlagen fragen muss. Bewahren Sie daher alle steuerrelevanten Unterlagen auf. Auch relevante elektronische Dateien müssen gesichert und zur Verfügung gestellt werden.
Schlussbesprechung und Prüfungsbericht
Am Ende erfolgt zumeist eine Schlussbesprechung mit dem Prüfer. Dieser wird Ihnen dabei regelmäßig seine grundsätzliche Einschätzung mitteilen. Die Prüfung wird durch einen Prüfbericht abgeschlossen. Die Prüfung wird dann entweder mit einer Steuerfestsetzung oder mit der Mitteilung über eine ergebnislose Prüfung abgeschlossen.
Bei Fragen können Sie sich gern an
Annett Haberland
Rechtsanwältin
Kanzlei Go Forward
http://www.kanzlei-go-forward.de
(Tel) 04105/6676121
(Fax) 04105/4078112
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